Trener pracujący w siłowni na podstawie umowy zlecenie albo na kontrakcie B2B to dość często spotykany obrazek. Nic dziwnego: to wygodna, elastyczna i tańsza od etatu forma zatrudnienia. Może się jednak okazać, że wieloletnie i dobrze funkcjonujące umowy już latem tego roku trzeba będzie przekształcać w umowy o pracę. Kiedy i dlaczego trzeba to zrobić? Zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje.
Spis treści
Co zmienia się od lipca 2026 w kontrolach PIP?
Nowe przepisy PIP to dokładniej mówiąc znowelizowana ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z nimi od 8 lipca 2026 r. PIP zyska prawo przekształcania umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B w umowy o pracę na podstawie decyzji okręgowego inspektora pracy. Wcześniej PIP mogła tylko wnieść w tej sprawie powództwo do sądu.
W praktyce oznacza to, że Twoje ustalenia z trenerem mogą nie mieć większego znaczenia, nawet jeśli obie strony dobrowolnie i w pełni świadomie zgodziły się na umowę zlecenie czy kontrakt. Jeżeli zawita do Ciebie kontrola PIP i inspektor stwierdzi, że trener powinien być zatrudniony na etacie, bo na to wskazuje sposób wykonywania przez niego pracy, jego decyzja będzie dla Was wiążąca.
Ustawodawca twierdzi, że nowe przepisy wzmocnią ochronę pracowników, uporządkują rynek pracy i ograniczą nieuczciwą konkurencję między firmami, bo nie będą one mogły ciąć kosztów omijając prawo pracy. To wszystko prawda, ale przeciwników nowej ustawy nie brakuje – i to nie tylko wśród pracodawców.
Umowa zlecenie i B2B w siłowni – kiedy pojawia się ryzyko?
Na jakiej podstawie inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję o ustaleniu stosunku pracy? Najważniejsze kryteria wynikają z art. 22 & 1 Kodeksu pracy. Mówią one, że jeżeli pracownik wykonuje pracę:
- na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem
- w miejscu i czasie określonym przez pracodawcę
- za wypłacanym regularnie wynagrodzeniem
powinien być zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a nie umowy cywilnoprawnej.
Każda praca, która jest wykonywana w siedzibie firmy (lub w miejscu prowadzenia działalności), w stałych godzinach, w systemie ciągłym, a nie na zasadzie projektu, będzie więc traktowana jako umowa o pracę. Mogą o niej świadczyć także inne okoliczności, np.:
- Twój partner B2B ma prawo do urlopu,
- pracuje na podstawie narzuconego przez Ciebie grafiku,
- to Ty dostarczasz mu sprzęt i narzędzia potrzebne do pracy,
- musi wykonać pracę osobiście, a nie na przykład wysłać do niej podwykonawcę czy zdolnego szwagra.
Osoba pracująca na podstawie kontraktu B2B ma dużo swobody i jest samodzielna, pracownik ma tej samodzielności znacznie mniej.
Niestety, PIP zapowiada, że osobiste preferencje stron nie mogą być ważniejsze niż prawo. Oznacza to, że nawet jeśli emeryt będzie chciał dorobić na umowę zlecenie w portierni, w praktyce trzeba będzie go zatrudnić na umowę o pracę. Kontrolowane mogą być nie tylko kontrakty B2B i umowy zlecenia, ale także umowy o dzieło.
Co sprawdzają kontrolerzy PIP i ZUS w siłowni
Nowe przepisy zmieniają kompetencje PIP, ale w ślad za nimi idą także zmiany w kontrolach ZUS. To dlatego, że PIP, ZUS i KAS mają wzajemny dostęp do swoich danych, więc jest im łatwiej stwierdzić różne nieprawidłowości. Jeśli od lat współpracujesz na zasadzie kontraktu B2B z jednym kontrahentem, a w dodatku on wystawia co miesiąc tylko jedną fakturę (tylko Tobie), taką umowę łatwiej wychwycić. I – co najważniejsze – może ona być uznana za stosunek pracy.
W takim przypadku inspektor wyda polecenie, którego efektem będzie albo zawarcie umowy o pracę, albo zmiana charakteru danej pracy na taką, która nie ma cech pracy na etacie. Jeżeli pracodawca zastosuje się do tego polecenia, sprawa jest zamknięta. Jeśli nie, inspektor wyda decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy lub skieruje sprawę do sądu. Oczywiście od decyzji inspektora możesz się odwołać. Masz na to 30 dni.
Jak przygotować siłownię do kontroli PIP czy ZUS?
Kontrola może być wszczęta zarówno z urzędu, jak i po zgłoszeniu przez kogoś nieprawidłowości. Z przyjętego planu działania PIP wynika, że inspekcja przeprowadzi w 2026 roku 50 tys. kontroli. Niektóre będą związane z BHP, inne z przestrzeganiem przepisów dotyczących umów. Mówimy tu tylko o kontrolach planowych, a dojdą do tego jeszcze te wszczynane na zgłoszenie. PIP czy ZUS mogą również przeprowadzać kontrole zdalne. Ryzyko, że kontrolerzy trafią także do Ciebie jest więc spore i warto się do takiej kontroli przygotować.
Dobrze mieć przygotowane wewnętrzne dokumenty, np. regulamin współpracy z wykonawcami i uzasadnienie biznesowe, które wyjaśnia, dlaczego zawarliśmy kontrakt, a nie umowę o pracę. Dokumenty powinny wskazywać, czym różni się praca osoby na kontrakcie od tej wykonywanej przez pracownika na umowie o pracę.
Audyt umów – jak się chronić przed wysoką grzywną?
Grzywny za nieprzestrzeganie prawa nakładane przez inspektorów PIP wzrosły dwukrotnie, więc mogą mocno zaboleć. Jak ich uniknąć? Jeśli nie jesteś pewien, czy Twój kontrakt w trenerem albo umowa z recepcjonistką nie powinny przypadkiem być przekształcone w umowy o pracę, możesz skorzystać z tzw. interpretacji indywidualnej. Trzeba to jednak zrobić zawczasu, a nie wtedy kiedy masz już na głowie kontrolera i pojawiły się problemy.
We wniosku złożonym do Głównego Inspektora Pracy opisz dokładnie swoją sytuację. W ciągu 30 dni powinieneś dostać odpowiedź, jaka forma zatrudnienia będzie właściwa w Twoim przypadku.
Uwaga: decyzja GIP jest wiążąca dla inspektorów pracy, ale nie dla Ciebie. Oznacza to, że nie musisz się do niej stosować i natychmiast przekształcać kontraktu w umowę o pracę. Jeśli jednak tego nie zrobisz, w przypadku kontroli pewnie nie unikniesz mandatu. I na odwrót: jeśli GIP w decyzji stwierdził, że Twój kontrakt B2B z trenerem jest zawarty prawidłowo, inspektor pracy nie będzie mógł ukarać Cię mandatem (chyba, że stan faktyczny będzie różnił się od tego, co napisałeś we wniosku do GIP). Złożenie wniosku kosztuje 40 zł za każdy stan faktyczny, czyli kontrakt lub umowę.
Możliwość interpretacji indywidualnej wydaje się być dobrym narzędziem, ale nie brakuje głosów, które ostrzegają: jeśli o nią wystąpisz, ściągasz na siebie uwagę inspektorów pracy. Bo skoro pytasz, to może coś jest u Ciebie nie tak? Jeżeli boisz się zaryzykować, skorzystaj z innej opcji: PIP będzie publikować w Biuletynie Informacji Publicznej wydane interpretacje (oczywiście po usunięciu danych przedsiębiorcy, który złożył wniosek). Na tej podstawie będzie można zorientować się, jaką linię interpretacyjną przyjął GIP i jakie decyzje podejmuje w konkretnych przypadkach. Może któraś z opisywanych sytuacji będzie podobna do Twojej?
czytaj też: Czy Twoja siłownia łamie prawo? Dowiedz się, jak legalnie zorganizować konkurs albo loterię
FAQ
Tak. Od 8 lipca 2026 inspektor pracy może samodzielnie wydać decyzję o przekształceniu umowy cywilnoprawnej lub B2B w umowę o pracę. Wcześniej musiał kierować sprawę do sądu, teraz robi to administracyjnie.
Ryzyko pojawia się wtedy, gdy współpraca ma cechy etatu. Chodzi głównie o stałe godziny pracy, wykonywanie obowiązków pod kierownictwem właściciela oraz pracę w określonym miejscu. Jeśli trener działa jak pracownik, umowa cywilnoprawna może zostać zakwestionowana.
Nie do końca. Nawet jeśli obie strony świadomie wybrały taką formę współpracy, dla PIP kluczowy jest faktyczny sposób wykonywania pracy. Jeśli przypomina on etat, administracyjna decyzja inspektora będzie wiążąca niezależnie od ustaleń między stronami.
Kontrolerzy analizują przede wszystkim charakter współpracy z trenerami i personelem. Sprawdzają m.in. grafik pracy, sposób rozliczeń, liczbę klientów kontraktora czy to, kto zapewnia sprzęt. ZUS dodatkowo weryfikuje składki i zwolnienia lekarskie.
Tak. Zarówno PIP, jak i ZUS mogą prowadzić kontrole zdalne, analizując dokumenty bez fizycznej wizyty w siłowni. To oznacza, że brak przygotowania papierów może wyjść na jaw nawet bez kontroli na miejscu.
